유종연의 ‘보고서 작성과 보고 불변의 법칙’

 

자신이 한 업무를 얼마나 먼저, 제때, 자주, 정확하게 상사의 입장에서 보고하느냐가 인정받는 직장인이 되기 위한 중요한 요소다. -5페이지

 

보고할 때는 장황하고 애매한 상황 설명보다는 보고의 목적과 결론부터 제시해야 한다. 현재 직면한 문제가 무엇이며, 바람직한 목적과 어떻게 다른지에 대한 정확한 정보, 보고받는 자의 입장에서 가장 궁금한 것 그리고 중요한 것을 우선적으로 간결하게 보고해야 한다. -29페이지

 

설득력있는 보고를 위해서는 결론 및 내용을 뒷받침하는 사실적 근거와 데이터가 있어야 한다. -31페이지

 

상사가 선호하는 말을 상사 입장에서 편하게 할 수 있느냐, 없느냐는 직장인으로서의 미래가 어디에서 끝나는가를 결정한다. -34페이지

 

결국 보고를 잘 하는 사람이란, “객관적인 사실을 상사의 입장에서 정확하고 간결하게 전달하는 사람이다.” -44페이지

 

상사의 지시사항이 무엇이고 어떤 방향으로 어떠한 결과를 기대하고 있는지 일을 시작하기 전에 정확하게 알고 시작해야 한다. 개념화는 일의 시작이면서 실무자가 잊지 말아야 할 가장 중요한 부분이다. -60~61페이지

 

변화의 속도가 모든 것을 빨아들이는 격변기, 기업이 견지해야할 덕목 중 하나가 ‘업의 본질을 깨닫는 것’이다. -70페이지

 

본질을 제대로 파악하기 위해서는 기존의 수단과 방법을 먼저 버리는 것이 중요하다. -73페이지

 

위급하고 혼란한 상황일수록 원하는 상태 즉, 목적에 대해 명확하게 제시하기가 어려워진다. 상황을 목적으로 혼돈해서는 안된다. -76페이지

 

목표설정의 기본적인 원칙인 ‘SMART + C’ 원칙을 적용했다. Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-related, Compatible. -86~87페이지

 

가능한 해결책 중에서 중요도와 실행가능성을 중심으로 우선순위를 결정한다. 단, 너무 많은 우선순위를 결정한다는 것은 어떤 일이 중요한지 모르는 상황에서 일을 추진하는 것과 다를 바 없다. -129페이지

 

단순함이란 불필요하거나, 덜 중요한 것, 그리고 중요하기는 하지만 보고의 본질과 관련없는 내용들은 뺀 상태, 상사가 반드시 알아야만 하는 내용으로 구성된 상태를 말한다. -145페이지

 

상사가 가장 좋아하는 보고서는 현장을 담은 한 장짜리 보고서이다. 꼭 알 필요가 있는 것을 고민해서 요약한 후 보고해야 한다. -153페이지

 

KISS란 Keep it simple & stupid 또는 Keep it simple & short의 약자이다. KISS보고의 핵심은 ‘단순, 간결, 명확’이다. -157페이지

 

객관성의 3대 요인은 정확성, 신뢰성, 유용성이다. -160페이지

 

상사와 정면돌파를 고집해서는 상사를 이길 수 없다. 약간 비껴서서 상사의 의중을 파악하고, 상사보다 더 많은 고민을 통해 상사가 납득할만한 근거를 가지고 순풍을 만드는 것이다. 순풍을 통해 파도와 함께 나아가듯 상사와 함께 나아갈 길을 찾아야 한다. -180페이지

 

상사와의 관계에서도 마찬가지로 끝까지 경청하는 것이 중요하다. 끝까지 듣지 않으면 ‘아차’하는 후회를 가져 오게 된다. 그리고 기왕 들으려면 상사가 즐거운 마음으로 얘기할 수 있도록 적절한 리액션과 호응의 맞장구 그리고 메모하는 성실성을 보여 주어야 한다. -188페이지

 

그럼 깔때기 기법이란 무엇인가? 먼저 상사가 납득할 만한 근거, 사례를 먼저 제시한다. 그리고 그 근거, 사례의 의미를 전달한다. 그리고 마지막으로 그렇기 때문에 NO라는 결론을 제시하는 기법을 말한다. -188페이지

 

협상 전문가의 수준은 아니더라도 상사와의 보고 시 상사의 BMW를 통해 마음을 읽는 노력은 매우 중요하다. … BMW의 B는 Body Language로서 자세, 몸놀림, 손놀림, 태도, 동작을 의미한다. M은 Mood로서 표정, 조용, 열의, 느낌, 밝음, 희비 등의 분위기를 의미한다. W는 Word로서 상사 목소리의 고저, 강약, 어조, 표현, 스피드, 전문용어의 사용 등을 의미한다. -236페이지

 

상사 유형별 스타일의 다름을 알았다면 이제 언제 보고를 하는 것이 좋을지 사전에 분위기를 파악하는 것이 필요하다. 보고에도 타이밍이 있다는 것을 잊지 말아야 한다. -247페이지