조용문의 '신입사원이 알아야 할 A에서 Z까지

<입사하기 전에 해야 할 일>

- 나의 조상 알고 가기

이름	본관	종파	돌림자	어른들 성함	어른들 생년월일
梁 承洙			承  (위:錫,  아래:摸)	할아버지: 양재갑 할머니: 박복례

- 이름풀이: 잇다, 받들다 (승) 물가, 물 이름 (수)

- 항상 밝은 표정으로 인사하는 습관 갖기

- 재미있는 유머 몇 개 알아두기

- 자신 있는 노래 3곡 배우기 (상사들도 알 만한 흘러간 가요 한두 곡, 한창 유행하고 있는 가요, 누구에게나 알려진 팝송 한두 곡)

- 개성있는 패션 연출하기

- 회사생활과 인간관계에 관련된 책 읽기

<입사해서 해야 할 일>

- 10가지 문서분류 방법

1) 표준분류법이 있는 경우 표준분류법대로 분류한다. 2) 회사에서 사용하는 관례대로 분류한다. 3) 가나다, ABC, 123 등의 순서대로 분류한다. 4) 일자별로 분류한다. 5) 자주 사용하는 순서대로, 가끔 사용하는 순서대로 분류한다. 6) 최근에 사용한 순서대로 분류한다. 7) 사용하는 사람, 이름 및 부서별로 분류한다. 8) 외우기 쉬운 순으로 분류한다. 9) 연관성이 있는 순서대로 분류한다. 10) 업무를 하기 쉬운 쪽으로 분류한다.

- 첫인상 심어주기와 첫인사 나누기: 첫 만남에서는 항상 상대방이 여러분에게 무엇을 바라고 있는가를 생각해야 합니다.

- 사람 익히기: 가볍게 스치는 정도의 인사라도 나눈 사람이면 반드시 그 사람에 대해 관심을 갖는 습관을 갖도록 합시다.

- 사훈 및 경영방침, 사규 잘 지키기

- 인수인계 잘 받기 1. 업무 및 서류철: 자기업무 파악 > 복잡한 업무 세분화 > 실수 기록, 모르는 부분 질문

- 인수인계 잘 받기 2. 재고 및 금전관계: 장부와 실제가 일치하는가.

- 인수인계 잘 받기 3. 사람 및 거래처: 업무, 연락처, 성격, 관련업체, 업무상 유의점, 인간관계, 친밀도, 호칭

- 인수인계 잘 받기 4. 문제점 및 개선방향: 선임자보다 내가 더 잘할 수 있다는 마음을 갖는 것이 중요합니다.

- 인수인계 잘 받기 5. 최종 마무리: 사소한 일 하나라도 정확하게 설명을 듣고 특별히 유의해야 할 점을 자세히 들어 두어야 합니다. 또 관련기계에 관한 사용법도 잘 알아두어야 합니다.

- 나의 업무 및 중요업무 파악하기

- 처음 맡은 일부터 잘하기: 처음 맡은 일이 전혀 쓸데없어 보이는 복사나 분류, 메모 등이라면 이런 일들이 가장 기초가 되는 회사업무임을 명심해야 합니다.

- 표준답변 자료 만들어 놓기

- 선배나 직속상관의 성격 알기

- 협력자 만들기 (상사, 선배, 동료 등)

- 각 분야의 담당자 및 전문가 파악하 기

- 인생선배 만들기

- 회사의 흐름 파악하기: 선배나 상사로부터 회사의 중요 추진사항, 직원들이 생각하고 있는 회사의 느낌, 회사가 가장 어려웠던 때, 번성했던 시절의 이야기를 들어 두는 것이 좋습니다.

- 공동업무 잘하기: 상대방의 업무와의 조화를 생각하며 일을 추진해야 합니다.

- 잘못된 일이 있으면 빨리 보고하기

<회사생활의 기본업무 수칙>

- 일하기 전에 반드시 왜 하는지 알고 하기

- 오늘 할 일을 메모하고 일하기

- 주간, 월간 계획표 짜기

- 메모 잘하기

- 명함관리 잘하기: 명함을 받으면 그 즉시 간단하게 상대방에 대하여 메모해 두는 것이 좋습니다.

- 각종 사무기기 사용법 익히기

- 전화예절 및 전화 잘 사용하기

<주의사항> 1) 자주 전화하는 사람의 전화 목소리를 기억해 둔다. 2) 거래하는 국가들의 간단한 전화회화 정도는 알아두어 외국에서 걸려온 국제전화에 당황하지 않도록 한다. 3) 잘못 걸었을 때는 정중히 사과한 후 끊는다. 4) 전화응대에 최선을 다하고 있음을 상대방이 느끼게 한다.

<전화할 때의 기본 알기> 1) 어떤 사람과 어떤 통화를 할 것인지 확인한다. 2) 대화할 내용을 한 번 정리해 본다. 3) 먼저 인사를 하고 항상 밝은 목소리로 통화한다. 4) 메모지를 가까이에 두고 중요내용을 확인 및 메모한다. 5) 상대방이 전화를 끊기 전에 인사하고 상대방이 끊은 뒤 잠시 있다가 끊는다.

<전화 잘 걸기> 1) 수화기는 왼손, 필기구는 오른손에 둔다. 2) 전화를 하는 목적을 마음속으로든, 서면으로든 정리한다. 3) 통화하려고 하는 사람의 소속과 성명을 정확히 파악한다. 4) 꼭 본인 통화를 하여야 하는지, 옆사람이 받았을 때 대신 통화해도 되는 일인지 파악한다. 5) 필요한 내용을 메모할 수 있도록 메모 준비를 한다. 6) 본인의 소속과 성명을 이야기하고 인사를 한다. 7) 간단한 인사 후 전화를 건 목적을 이야기한다. 8) 상대방이 전화를 끊은 뒤 잠시 있다가 전화를 끊는다.

<전화 잘 받기> 1) 전화기 옆에는 항상 메모 준비를 해둔다. 2) 전화벨이 3번 울리기 전에 전화를 받는다. 3) 자신의 회사와 소속을 정확히 이야기한다. 4) 상대방이 누구를 찾는지 확인한 후, 대신 받아도 되는지 파악한다. 5) 상대방이 전화를 건 이유를 정확히 판단하고 답변한다. 6) 바로 통화하기 어려울 때는 그 사유를 정확하게 설명한다.

- 전화 메모 전달하기: 상대방 인적사항, 재연락 주체, 용건

- 외출할 때의 예의: 목적지, 돌아올 시간, 긴급 연락방법

- 대장 및 파일 표준화

- 각종 증명서 잘 받아두기: 영수증, 입금표, 기타 확인서 등

- 관련자료 수집과 정리 생활화하기

- 낭비의 요소를 줄이는 습관 들이기

- 회의내용 열심히 듣고 배우기

- 매일 조금씩 업무 공부하기

- 업무와 관련된 교육이나 연수 열심히 받기

<회사생활의 실용업무와 일 배우기>

- 회사와 부서 겨안기

- 모든 일을 회사의 규정을 토대로 처리하기

- 업무의 순서 알기

- 업무 표준안 만들기

- 문서 분류방법 배우기

- 정확한 문서작성은 회사생활의 기본

- 자료철, 대장관리 잘하기

- 회사양식 관리하기

- 보고 잘하기

- 신문, 잡지 스크랩하기

- 필요분야 전화번호 찾기

- 선레에 너무 얽매이지 않기

- 한 분야의 전문가되기

- 회의 잘하기

- 기획력, 창조력, 창의력 기르기

<일! 일! 일!>

- 일을 잘하는 방법

1) 일을 언제까지 할 것인가를 정한다. 2) 그 분야의 전문가와 친하게 지낸다. 3) 자기가 맡은 일은 즐겁게 한다. 4) 일을 사랑하고 최선을 다한다. 5) 일을 잘할 수 있다는 자신감을 갖는다. 6) 처음부터 일을 잘 배워야 한다. 7) 일을 잘하는 사람들의 장점을 열심히 배운다. 8) 항상 맡은 업무를 개선하려는 마음가짐을 가지고 노력해야 한다. 9) 업무 메뉴얼이나 규정집 등을 잘 파악하여야 한다. 10) 규정에 어긋나지 않는 범위 내에서 운영의 묘를 잘 살려야 한다. 11) 일을 하되 항상 생각하며 일을 처리하는 습관을 가진다.

- 일을 기쁘고 재미있게 하는 방법

- 일을 발전시키기

- 일을 잘 기억하기

- 일을 하는데 있어서의 걸림돌

- 부드럽게 잘 거절하는 것도 능력이다.

- 일을 너무 많이 맡지 않기

- 일은 얼마나 해야 되나

1) 월급만큼만 일하겠다는 생각은 잘못이다. 2) 최소한 월급의 3배를 일해야 한다. (1배는 나의 급여, 1배는 회사의 발전, 1배는 경영자의 이익) 3) 능력껏 열심히 제시간에 처리할 만큼 일한다. 4) 때에 따라 주변여건에 맞춰 일의 양을 조절한다. 5) 일이란, 기본에 약간을 더한 것이 본인의 적정한 업무량이다. 6) 자신의 능력한계를 알아보고 그에 맞게 일한다. 7) 가끔은 시간이 초과되더라도 회사를 위하여 더 많은 시간을 투자하여야 한다. 8) 항상 받는 것보다는 많은 일을 하여야 한다는 생각을 가져라.

- 일은 열심히 하고 훈련되어짐으로써 얼마든지 더 잘할 수 있다.

- 기본적인 업무능력을 갖추라.

- 내 일은 내가 책임진다는 마음가짐을 가져라.

- 내가 이 회사에 다니는 이유 알기.

<회사 내에서 여러 사람들과 조화 있게 생활하기>

- 상사나 선배의 성격에 따라 대응하기.

- 상사나 선배의 업무지시는 제일 먼저 정확하게 하라.

- 상사나 선배와는 대립하지 말라.

- 선배를 존경하라.

- 여자를 모르고는 일할 수 없다: 꼼꼼함이나 섬세함과 같은 여성의 장점을 십분 활용해야 한다.

- 내 마음에 드는 사람만 만나서 생활할 수는 없다.

- 회사에서의 생활은 일을 잘하는 것보다 사람들과 잘 지내는 것이 더 중요하다.

<인간관계 및 살아가는 처세술>

- 인간관계의 기본을 알자: 자신의 입장을 떠나 상대방의 입장에서 생각할 수 있어야 합니다.

- 사람을 움직이기: 사람을 움직이는 것 또한 사소한 일에서 비롯됩니다. 사람을 움직이는 것은 아누 작은 마음 씀씀이라는 점을 명심하기 바랍니다.

- 인간관계는 거울을 보는 것이다: 나의 행동에 따라 남이 바뀐다.

- 도움을 받았을 때 감사 표현하기

- 문제가 있는 부분이 있으면 표현하기.

- 궂은 일은 내가 먼저 하기.

- 입은 작게 만들고 귀는 활짝 열어 두기

- 칭찬기법을 잘 활용하라.

- 인간관계는 좋은 여운이나 추억이 남아야 오랜 간다.

- 금전거래는 신용있게 하기.

<인맥 구성하기와 더불어 살기>

- 인생선배 만들기

- 인맥 만들기(사내, 사외)

- 각종 단체나 모임 등을 성격별로 정리하여 유지하기.

- 언제든지 편하게 만날 수 있는 친구 만들기

- 다른 업종의 친구들과 우정쌓기

- 일시적인 만남을 친한 사이로 발전시키기.

- 폭넓은 인간관계는 큰 재산이다.

- 경조사는 가능한 한 참석하기

- 가족 및 친척들의 생일, 승진, 결혼 등 각종 기념일 챙기기

- 새로운 사람과 잘 사귀기

<나를 알고, 나를 사랑하기>

<습관이야기>

<바람직한 대화법>

<시간관리 및 목표관리 잘하기>

<배울 것은 배우고 익힐 것은 익히기>

<알아두면 좋은 이야기>

<이럴 땐 어떻게 할까요?>