정은실 최학수의 ‘상사가 감동하는 보고서’

 

그는 고객과의 프로젝트를 수행할 때마다 함께 일한 고객들로부터 다음에도 같이 일하고 싶다는 이야기를 듣는다. 그에게는 고객과 편안하게 대화하고 자기 생각을 빨리 파악하는 명석함이 있다. 뿐만 아니라 고객과 편안하게 대화하고 자기 생각과 사실을 이해하기 쉽고 설득력 있게 전달하는 커뮤니케이션 능력을 가지고 있다. … 또 그는 자신의 브랜드를 만들기 위해 꾸준히 노력한다. 우선 일을 하면서 중요한 것과 중요하지 않은 것을 잘 구분한다. 고객이 원하는 부분을 신속하게 학습하고 그것에 초점을 맞추어 일을 한다. 또 메모를 잘 한다. 일을 해가는 과정에서 보고 들은 것, 가치 있다고 생각하는 것을 잘 메모하고 자신의 언어로 소화하여 고객과의 미팅이나 발표 시에 그 자료를 활용한다. 또한 말하기도 즐긴다. 누가 시키지 않아도 스스로 발표할 수 있는 기회를 찾고, 같은 내용도 어떻게 달리 표현할지 그 전달방법을 고민한다. - 18페이지

 

대부분의 주요 단계들은 그때마다 관계자들과의 의사소통을 필요로 한다. 그 의사소통의 과정에서 타인에게 내가 하고자 하는 바를 이해하기 쉽게 알리고 필요한 도움을 얻는 것이다. 그런데 도움을 이끌어내기 위해서는 자신이 하는 일에 대해 상대에게 설득력 있게 전달할 수 있어야 한다. 그러려면 평소 자신이 무슨 일을 하고 있는지 일의 전체를 명확히 파악하고 정리하는 작업이 필요하다. 자신의 일에 대해 잘 알고 있더라도 그것을 타인에게 잘 전달하는 것은 별개의 과정이기 때문이다.- 19 페이지

 

보고는 조직의 중요한 의사 결정을 위한 정보나 관점에 대해 그것을 필요로 하는 상대방과 소통하여 최적의 성과를 만들어내는 과정이다. 따라서 보고가 소통이 되기 위해서는 서로의 공통 분모를 만들어내야 한다. … 좋은 보고는 소통이 되어야 한다. 나의 정보가 상대에게 들어가서 변화를 일으키고, 상대의 반응이 나에게 들어오고, 다시 나에게서 반응을 일으켜 서로에게 없던 더 좋은 결과물을 만들어 내는 것이 바로 좋은 보고다. – 21~22페이지

 

조직에서 오가는 모든 정보 중에서 아무런 목적 없이 오가는 정보는 없다. – 23페이지

 

탁월한 보고자들은 상대방이 잘 알아들을 수 있도록 자신이 어떻게 말해야 할지를 생각한다. 상대방이 듣고 싶어 했던 것이 무엇인지, 상대방에게 도움이 될 내용이 무엇인지, 상대방이 쉽게 이해할 수 있는 논리나 사례가 무엇인지를 고민하고 연구하여 말한다. -24페이지

 

일반적인 보고와 성공적인 보고의 차이는 무엇일까? 이 둘을 구별하는 1차 기준은 ‘내가 얻고자 하는 바를 상대로부터 얻어 내었는가?’ 하는 것이다. … 성공적인 보고를 구별하는 2차 기준은 ‘보고자에 대한 수신자의 신뢰를 강화했는가?’ 하는 것이다. -29~30페이지

 

보고자와 수신자는 앎의 범위가 다르다. -30페이지

 

상대방을 잘 아는 방법 중 가장 효과적인 것 중의 하나는 그가 말하고 글을 쓰는 방법을 직접 관찰하는 것이다. -33페이지

 

대부분의 보고에서 내용 전개에 필요한 논리란 100%의 정밀한 논리가 아니다. 상대방에게 효과적으로 이해될 수 있는 논리이다. 바로 수신자 지향적인 논리다. -35페이지

 

상사의 지시 의도를 파악하라. -38페이지

 

상사의 의도를 명확히 파악하는 방법. 세 번 이상 “Why?” 질문을 하라. -47페이지

 

상사의 언어와 비언어 모두를 경청하라. -48페이지

 

당신의 몸과 마음에서 뭔가 불편한 느낌이 일어난다면 그것은 무엇인가 좀 더 살펴봐야 한다는 내면으로부터의 메시지이다. -50페이지

 

조직 속에서 탁월한 성과를 이뤄내는 사람들은 지시된 보고만 잘 수행하는 사람들이 아니다. 상사의 직접적인 보고 지시가 없더라도 보고할 만한 일을 만들어서 자신이 먼저 상사를 만나는 사람들이다. … 따라서 자기 주도적 보고에서 무엇보다 중요한 것은 내가 하는 보고와 상사나 조직 간의 접점을 찾는 것이다. -51페이지

 

부하가 해야 하는 역할 중의 하나는 자신이 담당하고 있는 분야에서 상사의 눈이 되어주는 것이다. 다른 사람들보다 더 밝은 눈을 가진 사람들은 자기 담당 분야만이 아니라 관련 분야까지도 함께 바라보면서 담당 분야에서 추진해야 할 이슈들을 잘 발견해낸다. -55페이지

 

‘큰 그림 그리기’가 바로 보고 전략 수립이다. -61페이지

 

좋은 보고 전략 수립을 위해서는 아래 네 가지 요소에 대한 분석이 필요하다. 1) E(보고환경 Environment): 어떤 맥락에서 보고를 하게 되는가? 2) C(핵심 메시지 Core Message): 이 보고의 핵심은 무엇인가? 3) O(보고 목표 Objective): 이 보고를 통해 상대로부터 어떤 결과를 얻어내고자 하는가? 4) R(수신자 Receiver): 보고를 들을 사람은 누구이며, 어떤 특성을 가진 사람인가? -62페이지

 

논리 구성 단계는 ‘생각하기’를 많이 해야 하는 단계다. ‘생각하기’에는 두 가지 방법이 있다. 어떤 형식 없이 생각이 흐르는 대로 확산시키며 하는 방법, 어떤 순서로 무엇을 검토할지 큰 틀부터 짜놓은 다음 각 부분들에 대해서 집중적으로 생각하는 방법이다. -81~82페이지

 

정보 수집 계획을 위한 체크리스트 (보고 논리 구성 이전에 할 경우) 1.보고의 핵심 메시지는 무엇인가? … 2.보고의 목표는 무엇인가? … 3.보고 목표 달성을 위해 핵심메시지를 뒷받침하려면 어떤 정보가 필요한가? … 4.그 정보가 왜 필요한가? … 5.그 정보를 어떤 형태로 수집해야 하는가? … 6.그 정보를 어떤 방법으로, 언제까지 수집하겠는가? … 7.그 정보를 갖고 있는 사람은 누구이며 어떻게 정보를 얻겠는가? -98~100페이지

 

정보 수집 계획을 위한 체크리스트 (보고 논리 구성 이후에 할 경우) 1.피라미드 구조의 각 박스들이 필요로 하는 정보는 무엇인가? 2.어떤 형태로 그 정보를 수집해야 하는가? 3.어떤 방법으로, 언제까지 수집하겠는가? 4.그 정보를 갖고 있는 사람은 누구이며 어떻게 정보를 얻겠는가? -100페이지

 

보고 논리 구성 작업이 피라미드 구조를 활용해서 보고 내용의 논리를 만드는 작업이었다면, 보고 시나리오 구상 작업은 실제 상사 앞에서 말할 내용의 처음부터 긑까지를 구조화하는 것이다. 즉 보고 시나리오에는 논리 이외의 기타 요소들이 추가된다. 마치 목걸이를 만들기 위해 실로 구슬을 엮듯, 보고 내용이 완성을 위해 흡인력 있는 언어로 논리를 엮는 작업이다. -103페이지

 

다음은 시나리오를 작성하는 데 도움이 되는 3가지 방법이다. 방법1.영화 시나리오처럼 말의 처음부터 끝까지 모두 완성된 문장으로 적는다. … 방법2.말하고자 하는 주요 내용의 순서를 잡을 수 있도록 키워드만 작성한다. … 방법3.설명이 어려운 부분은 완성된 문장으로, 나머지 부분은 키워드만 작성한다. -105페이지

 

OBC패턴 … Opening단계에서는 먼저 상사에게 인사를 하고, 어떤 보고 건인지를 말하고, 상사의 주의를 보고의 주제에 집중시킨다. 그 다음 보고의 결론을 먼저 말하고, 보고가 어떤 목적으로 어떤 순서로 얼마의 시간 동안 진행되는가를 말하여 상사가 Body의 주요 내용들을 잘 들을 수 있도록 도와준다. Body단계는 각 주요 내용을 설명하고, 설명에 대한 근거를 제시하고, 다음 내용으로 매끄럽게 전환하여 상사가 보고의 내용을 명확히 파악할 수 있도록 하는 단계다. Closing단계는 주요 내용들을 요약하여 강조하고, 궁금한 점에 답하거나 쟁점이 되는 부분들을 논의한 후, 상호 논의된 부분을 요약 확인하고, 인상 깊게 보고를 마치는 단계이다. -106~107페이지

 

먼저 보고서를 작성하는 세부 단계를 살펴보자. 간단히 요약하면 다음과 같다. 1.말하듯이 초안 잡기 또는 피라미드 구조와 연결하기. 2.시각화하기. 3.최종 수정하기. 위 세부 단계를 진행할 때의 요령은 처음부터 완벽하게 쓰려고 하지 말고 먼저 스케치를 하라는 것이다. 그런 후 그림을 좀 더 자세히 그려 가듯이 작업을 하면 좋다. -111~112페이지

 

그렇다면 효과적인 시각화를 하기 위해서는 어떻게 해야 할까? 우선 가장 먼저 보고서 각 페이지의 Key Message를 확인해야 한다. … 두 번째로 Support Message를 가장 잘 보여줄 수 있는지를 파악한다. … 세 번째는 시각화의 기본 가이드라인을 지키되 창의적으로 시각화 한다. 삭제할 부분, 강조할 부분, 약화할 부분 등을 파악하며 작업한다. -126페이지

 

자기 업무 또는 관심 분야의 책을 한 권 선정해서 그 내용을 다른 사람에게 설명한다고 생각하며 파워포인트 슬라이드로 만들어보는 것이다. -135페이지

 

자신이 평소 작성하는 보고서를 떠올리면서 ‘자신의 보고서가 다른 보고서와 다른 5가지 특징’을 찾아내보자. 3가지 이상을 찾아낸다면 자기만의 스타일을 갖춘 보고자라고 할 수 있다. -140페이지

 

어느 정도까지 완벽을 추구할 것인가, 어느 지점에서 작업을 마무리할 것인가에 대한 판단을 내리는 데 고려해야 할 두 가지 요소가 있다. ‘보고의 중요성’과 ‘보고의 성패에서 보고서가 차지하는 비중’이다. -142페이지

 

버고의 흡인력을 만드는 네 가지 요소. … 안정감과 열정의 조화로 확신 보여주기. … 상사에 대한 존중으로 라포(rapport) 형성하기. … 보고의 구성과 화법으로 상사의 주의를 내용에 집중시키기. … 비언어적 요소들로 ‘나’ 자신을 신뢰감있게 표현하기. -148~149페이지