이호철의 '맥킨지식 문서력'

비즈니스 커뮤니케이션의 첫 번째 수단은 말이 아니고 문서이다. -11페이지

 

일반적인 글쓰기와 문서작성은 여러 가지로 차이가 있다. -15페이지

 

맥킨지식 문서작성은 4단계 프로세스를 가지고 있다. 이 프로세스에는 논리력과 설득력을 동시에 갖추고 있다. 논리력은 다수를 이해시키고 설득력은 소수를 이해시키는 힘이다. 1단계인 Pyramid Structure에서는 메시지를 구조화한다. 즉, 논리화하는 것이다. 2단계에서는 설득력 있는 문장으로 기술한다. 3단계에서는 다시 논리적인 패키지를 설계한다. 4단계에서는 상대를 설득하기 위한 차트를 작성한다. 다시 말해서 논리와 설득을 반복하고 있다. -29페이지

 

바바라 민토가 개발한 Pyramid Structure의 기본 구조는 3계층으로 되어 있다. 맨 위의 계층은 Governing Thought라고 하며 작성자가 주장하는 것이나 결론이다. 중간계층은 Key Line이며 결론에 도달하게 된 이유를 설명하는 핵심 내용이다. 마지막 계층은 Support로서 각 Key Line을 지지해 주는 사실 및 자료이다. 즉, 입증하는 객관적인 데이터이다. -38페이지

 

말 그대로 직렬형은 횡적으로 앞과 뒤기ㅏ 연결되어 있는 타입이다. 결론에 도달한 하위 요소 간에 시리얼로 앞뒤가 연결되어 있다. 병렬형은 상하 간에는 연결되어 있으나 횡적으로는 연결되지 않고 독립된 타입이다. 결론에 도달하는 하위 요소 간에 서로 나란히 독립되어 있다. -47페이지

 

좋은 문서의 기본 조건은 첫째, 결론이 분명하게 나타나야 한다. 둘째, 결론에 도달하게 된 이유나 근거가 명확해야 한다. 셋째, 이유나 근거가 사실로써 입증되어야 한다. -59페이지

 

비즈니스 문서의 종류를 크게 분류하면 업무형 문서와 사업형 문서가 있다. 업무형 문서에는 다시 알림형 문서와 사후 보고용 문서가 있고, 사업형 문서에는 품의형, 문제해결형, 프로젝트형 그리고 고객제안형의 4종류 문서가 있다. -61페이지

 

알림형 문서를 일반적으로 결론 부분에 목적을 쓴다. 업무형 문서는 주장하는 결론이 잘 나타나지 않는다. 그래서 이 활동을 통해서 얻게 되는 목적을 쓴다. 개요, 주요 내용 그리고 추가 사항 등 주요 범주가 나열된다. 즉, Key Line 전개가 병렬형이다. -62페이지

 

보고형 문서는 일반적으로 결론 부분에 목적을 쓴다. 알림형 문서와 같이 일반적인 사후 보고형 문서는 결론이 잘 나타나지 않는다. -65페이지

 

품의형 문서는 일반적으로 결론 부분에 목적을 쓴다. 알림형 문서나 일반적인 사후 보고형 문서는 1차 전개가 병렬형으로 되어 있으나 품의형은 직렬형이다. 즉, 관리형 문서는 병렬형으로 전개되고 사업형 문서는 직렬형으로 전개된다는 특징이 있다. -69페이지

 

문제해결형 문서는 일반적으로 결론부터 쓰기 시작한다. 작성자가 주장하는 바가 무엇인지 명확히 정리하고 전개하는 것이다. 사업형 문서이기 때문에 1차 전개가 직렬형이다. 문제해결형은 현재 잘못된 것을 고치는 것이다. 해결해야 할 문제를 정확히 인식하고 그 문제를 발생시킨 핵심 원인을 기술한다. 그 다음에 원인을 해결하는 구체적인 방법을 제시하면 설득력이 높다. -72페이지

 

프로젝트형 문서는 결론부터 쓰기 시작한다. 작성자가 주장하는바가 무엇인지 명확히 정리하고 전개하는 것이다. 사업형 문서이기 때문에 1차 전개가 직렬형이다. … 문제해결형과 다르게 프로젝트형은 현재의 잘못된 것이 아니라 앞으로 잘못될 가능성이 있는 것에 대한 대비를 하는 것이다. 따라서 문제도 미래의 문제이다. 그러므로 원인 분석도 할 수 없다. 그래서 바로 추진 전략이 뒤따른다. 그 다음에 전략의 구체적 실행 방안인 KFS 확보 방안이 거론된다. -75페이지

 

고객 제안형 문서도 결론부터 쓰기 시작한다. 고객에게 제안하는 것에 대해서 결론부터 제시하는 것에 대해 부담을 느끼는 사람이 있으나 고객은 결론을 먼저 듣고 싶어한다는 것에 유념하자. 사업형 문서이기 때문에 1차 전개가 직렬형이다. 중요한 것은 고객의 니즈를 시발점으로 전개해야 한다. 그 다음에 그 니즈를 해결할 수 있는 자사 보유 솔루션과 적용방법을 제시힌다. -78페이지

 

라이팅할 때에는 3가지 원칙이 있다. 첫째는 정확하게 써야 한다. … 둘째는 간결하게 써야 한다. … 셋째는 설득력이 있어야 한다. -86페이지

 

정확하게 쓴다는 것은 … 6하원칙을 사용하고 객관적인 표현, 사실과 의견을 구분하여 기술하는 것이다. -87페이지

 

애매모호한 표현은 객관적인 표현으로 바꾸어야 한다. 객관화 방법에는 세 가지가 있다. 첫째, 구체적인 데이터를 제시한다. 형용사나 부사 표현을 최소화 한다. 둘째, 비교 기준을 제시한다. … 셋째, 판단 근거를 제시한다. -91페이지

 

간결하게 쓰는 방법은 네 가지이다. 첫째, 우리 글의 독특한 간결 문장인 개조식으로 쓴다. 둘째, 유사한 것은 묶고 번호 체계를 하는 항목 구분을 한다. 셋째, 동일 단어나 구절의 반복을 줄인다. 넷째, 의미의 중복을 줄인다. -97페이지

 

설득력 있게 쓴다는 것은 상대방의 관점에 맞추어 작성하는 것이며, 상대의 가치 기준에 맞게 쓰는 것이다. -107페이지

 

명사는 통일되게 쓴다. -108페이지

 

전문용어 사용은 자제한다. -109페이지

 

지시어 사용은 줄인다. … 문서에서 이 지시어를 자주 사용하면 읽는 사람에게 혼란을 줄 수도 있다. -110페이지

 

동사는 다양하게 쓴다. … 동사는 같은 의미를 가진 것이 많다. 그래서 다양하게 사용하는 것이 좋다. -111페이지

 

형용사, 부사는 사용을 최소화 한다. … 비즈니스 문서에서는 형용사와 부사의 사용을 최소화하고 구체적인 수치로 표현해야 한다. -112페이지

 

긍정적 표현. … 긍정적인 표현은 밝고 설득력이 있다. 어미도 간결하기 때문에 힘이 있다. -113페이지

 

직접적 표현. ‘~라고 생각합니다, ~것 같습니다, ~어떨까요? ~될까요?’ 등은 자기의 주장을 완곡하게 표현하는 것이다. 대화에서는 필요할 수 있지만 문서상에서는 안 쓰는 것이 좋다. 글이 장황해지고 힘이 없기 때문이다. -114페이지

 

논리적 순서. 1.시계열 (과거 –현재 – 미래) 2. 지리적 위치 (북부 – 중부 – 남부) 3.에스컬레이터 (도입 – 성장 –성숙) 4.인과관계 (문제 – 원인 – 대책) 5.연역적 (사실 – 관찰 – 결론) 6.귀납적 (결론 – 요소 –요소) 7.정합법 (찬성 – 반대 – 통합) 문장을 전개해 나갈 때는 논리적인 순서를 사용한다. 가장 많이 사용하는 것은 시계열과 에스컬레이터, 그리고 인과관계 등이다. -118페이지

 

맥킨지 차트의 기본 포맷에 들어가는 요소는 5가지이다. 1) 메시지 2) 그래픽 제목 3) 그래픽 4) 자료명 5) 페이지. – 129 페이지

 

333법칙. 그래픽은 3가지를 넘지 않게, 글자체는 3종류 이하로, 색깔은 3가지 색을 넘지 않게. -131페이지

 

그래프를 작성하는 데는 4단계 절차가 있다. 첫째, 데이터를 수집하고 정리하는 것이다. … 둘째, 전달하고자 하는 메시지를 단순히 기술해 본다. … 셋째, 비교할 포인트를 구체화한다. … 넷째, 그려야 할 그래프를 결정한다. -149페이지

 

차트를 하나하나 완성하고 나면 다시 한번 최종 점검할 필요가 있다. 그래야 차트가 설득력을 가지게 된다. 이 때는 작성자 입장이 아닌 보고받는 사람 입장이 되어서 읽어야 한다. 이때 고려해야 할 사항은 3가지이다. 첫째, One-Chart, One-Message이다. … 둘째, 차트 메시지와 그래픽의 데이터는 So What, Why So 관계이어야 한다. … 셋째, 그래픽이 직독성이 있는지 체크한다. -191페이지

 

무양식 보고서는 크게 3가지 구조로 되어 있다. 제목과 작성일 및 작성자, 그리고 내용으로 구성된다. 제목은 상단 중간에 위치하며 보통 밑줄을 긋는다. 작성일 및 작성자는 제목 아래 줄의 우측 끝으로 맞추어서 기재한다. 끝 맞춤을 사용한다. 내용은 좌우 여백을 맞추어 중간에 작성한다. -230페이지

 

이메일을 작성할 때 기본적으로 지켜야 할 원칙은 세 가지이다. 첫째, 좌에 붙여서 간결하게 쓴다. … 둘째, 예의나 작성 기준을 지켜야 한다. … 셋째, 이메일은 아직은 공식적인 커뮤니케이션 수단이 아니다. 수신자가 받아서 그 의미를 이해했는지 확인하는 것이 발송자의 책임이다. … 매우 중요하거나 부탁을 해야 하는 이메일인 경우는 발송 이전이나 이후에 유선상으로 또는 대면으로 설명을 하는 것이 바람직하다. -235~236페이지

 

이메일의 구성요소는 제목, 인사말, 자기소개, 목적, 본문, 끝인사 등 6가지로 나눌 수 있다. -237페이지